Segundo un estudo elaborado por Gartner Group, a petición de Hewlett-Packard e Eprom, os empregados españois perden máis dun 20 por cento do seu tempo na procura, recuperación, xestión, localización e almacenamento de documentos debido a unha mala xestión dos mesmos. Isto reporta perdas económicas e de tempo considerables, que varían en función do tamaño das organizacións.
É evidente polo tanto que unha boa xestión documental, entendida como o conxunto de normas técnicas e prácticas usadas para administrar o fluxo de documentos de todo tipo nunha organización, permitir a recuperación de información desde eles, determinar o tempo que os documentos deben gardarse, eliminar os que xa non serven e asegurar a conservación indefinida dos documentos máis valiosos, aplicando principios de racionalización e economía, é fundamental para a boa xestión e organización dunha entidade.
Neste sentido, o ontimize+Integra axuda a unha eficaz e eficiente xestión documental, a través dunha interfaz sinxela e intuitiva. As pantallas principais dos módulos que compoñen o +integra, están dotadas de un xestor que nos permite depositar calquera tipo de documento (arquivos de office, Word, Excel, PowerPoint, PDF, openoffice, imaxes, audio, vídeo, etc..) e organizalos baixo os criterios que consideremos máis oportunos, permitíndonos ademais crear unha estrutura (árbore de carpetas) idéntica ás que xeramos habitualmente nos nosos ordenadores.
O xestor documental do +integra é a funcionalidade perfecta que acompaña á xestión de datos que realizamos desde o software, permitíndonos consultar, incorporar ,modificar e eliminar calquera documento que teñamos no programa. Ademais permítenos;
- NON perder a documentación: A través da realización periódica de copias de seguridade, asegurámonos que nunca perderemos os documentos que depositemos no +integra.
- Controlar as versións dos documentos: Poderemos recuperar as versións anteriores, estudar as diferenzas entre as mesmas, pedir a comparación a un compañeiro entre dúas versións diferentes dun mesmo informe… etc.
- Recortar os tempos de procura: De forma que buscar un documento sexa igual de sinxelo que realizar unha procura nun buscador como Google, Yahoo etc.,
- Histórico de accións sobre o documento: o que permitirá coñecer en cada momento que persoas modificaron un documento concreto, en que data e hora foron modificados os documentos. Ademais, para o cumprimento de normas de seguridade (ISO 27001) este tipo de funcionalidades supón un plus na xestión da seguridade da vital información do seu negocio.
- Xestionar permisos de acceso: De forma que podamos, nun interfaz intuitivo, elixir que persoas ou grupos poden acceder á xestión documental.
- Zona Privada: O xestor documental dispón dunha zona privada, pensada para depositar aqueles documentos que só deben estar dispoñibles para a persoa que os depositou.
Miguel Barbosa
Socio Responsable da área de Consultoría de Algalia Servizos para o Terceiro Sector