Según un estudio elaborado por Gartner Group, a petición de Hewlett-Packard y Eprom, los empleados españoles pierden más de un 20 por ciento de su tiempo en la búsqueda, recuperación, gestión, localización y almacenamiento de documentos debido a una mala gestión de los mismos. Esto reporta pérdidas económicas y de tiempo considerables, que varían en función del tamaño de las organizaciones.
Es evidente por lo tanto que una buena gestión documental, entendida como el conjunto normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía, es fundamental para la buena gestión y organización de una entidad.
En este sentido, él ontimize+Integra ayuda a una eficaz y eficiente gestión documental, a través de una interfaz sencilla e intuitiva.
Las pantallas principales de los módulos que componen el +integra, están dotadas de un gestor que nos permite depositar cualquier tipo de documento (archivos de office, Word, Excel, PowerPoint, pdf, openoffice, imágenes, audio, video, etc…) y organizarlos bajo los criterios que consideremos más oportunos, permitiéndonos además crear una estructura (árbol de carpetas) idéntica a las que generamos habitualmente en nuestros ordenadores.
El gestor documental del +integra es la funcionalidad perfecta que acompaña a la gestión de datos que realizamos desde el software, permitiéndonos consultar, incorporar, modificar y eliminar cualquier documento que tengamos en el programa. Además nos permite;
- NO perder la documentación: A través de la realización periódica de copias de seguridad, nos aseguramos que nunca perderemos los documentos que hayamos depositado en el +integra.
- Controlar las versiones de los documentos: Podremos recuperar las versiones anteriores, estudiar las diferencias entre las mismas, pedir la comparación a un compañero entre dos versiones diferentes de un mismo informe… etc.
- Disminuir los tiempos de búsqueda: De forma que buscar un documento sea igual de sencillo que realizar una búsqueda en un buscador como Google, Yahoo etc.,
- Histórico de acciones sobre el documento: lo que permitirá conocer en cada momento que personas han modificado un documento concreto, en qué fecha y hora fueron modificados los documentos. Además, para el cumplimiento de normas de seguridad (ISO 27001) este tipo de funcionalidades supone un plus en la gestión de la seguridad de la vital información de su negocio.
- Gestionar permisos de acceso: De forma que podamos, en un interfaz intuitivo, elegir qué personas o grupos pueden acceder a la gestión documental.
- Zona Privada: El gestor documental dispone de una zona privada, pensada para depositar aquellos documentos que solo deben estar disponibles para la persona que los ha depositado.
Miguel Barbosa
Socio Responsable del área de Consultoria de Algalia Servicios para el Tercer Sector
