As circunstancias actuais e a necesidade de optimizar os recursos económicos dos que dispoñemos condúcenos irremediablemente á incorporación da tecnoloxía en tódolos procesos da entidade. O departamento de administración non é alleo a todo isto e numerosos aplicativos de contabilidade, facturación, xestión orzamentaria, ofimática … teñen desembarcado nos departamentos con resultados bastantes dispares. Pero… ¿temos claro as necesidades que cumpren dentro do departamento? ¿Están integrados e correctamente implantados? ¿coñece o persoal que os utiliza o seu funcionamento en profundidade?
A continuación exporemos catro elementos claves no éxito da informatización do departamento de administración:
- Definición previa de necesidades e obxectivos, postos e funcións.- aínda que poida parecer obvio este paso e fundamental no desenvolvemento de todo o proceso de informatización.
O primeiro que debe facer a entidade antes de seleccionar que procesos informatizamos e definir as necesidades que ten que cubrir o departamento (internas e externas) para a partir de aí establecer como se van a cubrir (postos e funcións).
Se facemos o anterior correctamente será moi doado establecer cales son os procesos onde a informatización aporta valor e produtividade dentro do departamento e determinar as características dos aplicativos a incorporar.
- Proceso de selección dos aplicativos.- Unha vez determinados os procesos a informatizar estableceremos as características que teñen que cubrir os aplicativos a incorporar tendo en conta que as necesidades de cada entidade son propias e específicas.
É por tanto, necesario coñecer e seleccionar de entre os diversos produtos que nos ofrece o mercado e incluso, se eses non son suficientes expornos un aplicativo a medida. Neste ámbito o criterio de selección que debe primar é a utilidade do aplicativo e non o prezo, a implantación no sector ou outros secundarios.
- Implantación dos aplicativos.- esta fase terá como obxectivo acadar que os aplicativos despreguen todas as súas funcionalidades para maximizar a eficiencia dos procesos nos que se instalan.
Debemos ter en conta nesta fase aspectos tan importantes como a integración entre os distintos programas, configuración e parametrización.
- Formación do persoal do equipo.- non é suficiente con facer unha correcta implantación senón que é necesario formar ó equipo de administración tanto nos procesos informatizados como nos aplicativos que se van a utilizar no día a día para que podan obter a produtividade necesaria dos mesmos.
En definitiva… ¿Podemos dar unha resposta positiva ós catro elementos anteriores? Se é así, parabéns. En caso contrario, quédanos traballo por facer.
Ángel Rodríguez
Socio Consultor Económico de Algalia Servizos para o Terceiro Sector