Las circunstancias actuales y la necesidad y de optimizar los recursos económicos de los que disponemos nos conducen irremediablemente a la incorporación de la tecnología en todos los procesos de la entidad. El departamento de administración no es ajeno todo esto y numerosos aplicativos de contabilidad, facturación, gestión presupuestaria, ofimática… han desembarcado en los departamentos con resultados bastantes dispares. Pero… ¿tenemos claro las necesidades que cumplen dentro del departamento? ¿Están integrados y correctamente implantados? ¿Conoce el personal que los utiliza su funcionamiento en profundidad?
A continuación expondremos cuatro elementos claves en el éxito de la informatización del departamento de administración:
- Definición previa de necesidades y objetivos, puestos y funciones.- aunque pueda parecer obvio este paso y fundamental en el desarrollo de todo el proceso de informatización.
El primero que debe hacer la entidad antes de seleccionar que procesos informatizamos y definir las necesidades que tiene que cubrir el departamento (internas y externas) para a partir de ahí establecer cómo se van a cubrir (puestos y funciones).
Si hacemos el anterior correctamente será muy fácil establecer cuáles son los procesos donde la informatización aporta valor y productividad dentro del departamento y determinar las características de los aplicativos a incorporar.
- Proceso de selección de los aplicativos.- Una vez determinados los procesos a informatizar estableceremos las características que tienen que cubrir los aplicativos a incorporar toda vez que las necesidades de cada entidad son propias y específicas.
Es por tanto, necesario conocer y seleccionar de entre los diversos productos que nos ofrece el mercado e incluso, si esos no son suficientes exponernos un aplicativo a medida. En este ámbito el criterio de selección que debe primar es la utilidad del aplicativo y no el precio, la implantación en el sector u otros secundarios.
- Implantación de los aplicativos.- esta fase tendrá como objetivo conseguir que los aplicativos desplieguen todas sus funcionalidades para maximizar la eficiencia de los procesos en los que se instalan.
Debemos tener en cuenta en esta fase aspectos tan importantes como la integración entre los distintos programas, configuración y parametrización.
- Formación del personal del equipo.- no es suficiente con hacer una correcta implantación sino que es necesario formar al equipo de administración tanto en los procesos informatizados como en los aplicativos que se van a utilizar en el día a día para que puedan obtener la productividad necesaria de los mismos.
En definitiva… ¿Podemos dar una respuesta positiva a los cuatro elementos anteriores? Si es así, enhorabuena. En caso contrario, nos queda trabajo por hacer.
Ángel Rodríguez
Socio Consultor Económico de Algalia Servicios para el Tercer Sector
