LEVAR OS LIBROS
Os libros son unha das obrigas comúns para toda fundación, sexa de ámbito autonómico ou estatal.
En Galicia, as fundacións incluídas no ámbito de aplicación da Lei 12/2006, do 1 de decembro, de fundacións de interese galego, deben levar obrigatoriamente os seguintes libros:
- Libro diario.
- Libro de inventarios.
- Libro de contas anuais -e coa regulación específica para contas consolidadas, se fose o caso-.
- Libro de actas das reunións do padroado -ou, por sermos máis precisos, do padroado e máis das comisións que teñan delegadas funcións e competencias do padroado-, que deberán aprobarse na mesma ou na seguinte sesión do padroado e estar asinadas pola secretaría e co visto e prace da presidencia da fundación.
E, ademais, e) Aqueles que o padroado crea convenientes para a boa orde, desenvolvemento e control das súas actividades.
Mais non abonda con levalos, senón que deberán cumprir diversos requisitos formais:
- Estar legalizados polo Rexistro de Fundacións de Interese Galego.
- Ou ben antes de ser empregados: completamente en branco e numeradas as súas follas de forma correlativa, sen prexuízo de que poidan estar encadernados ou formados por follas móbiles.
- Ou ben despois de realizar os asentos e as anotacións por procedementos informáticos e outros pertinentes: encadernados de modo que non sexa posible a substitución dos folios,co primeiro folio en branco e os demais numerados correlativamente e pola orde cronolóxica que corresponda aos asentos e anotacións practicadas neles, e cos espazos en branco anulados.
- No prazo dos seis meses seguintes á data de peche do exercicio e, de non solicitarse nese prazo, farase constar na dilixencia do libro.
- A legalización dos libros terá lugar mediante dilixencia e selo.
- Legalizaranse no prazo de dous meses desde a data de entrada da solicitude no rexistro e transcorridos tres meses desde a presentación dos libros sen que fosen retirados, o encargado do rexistro, poderá remitilos con cargo á fundación solicitante, ao domicilio consignado na instancia, facéndoo constar ao pé desta.
No ámbito estatal, a regulación específica contense na Orden JUS/221/2017, de 9 de marzo, sobre legalización en formato electrónico de los libros de fundaciones de competencia estatal.
E nas restantes Comunidades Autónomas con competencias en materia de fundacións será preciso contrastar os requisitos concretos de cada unha.
NON LEVAR OS LIBROS
Levar os libros obrigatorios, e legalizalos conforme á normativa vixente en prazo e en forma é un requisito de funcionamento e actividade. Por tanto, ese cumprimento normativo pode ser comprobado polo protectorado, que ten á súa disposición estes libros cando o requira ou especificamente pode facer comprobacións materiais das contas no prazo de catro anos dende a súa presentación. E o seu incumprimento supón o incumprimento de obrigas normativas, e pode ter consecuencias.
Así, nestas semanas son moitas as fundacións galegas a quen o Protectorado lles está lembrando as súas obrigas, tamén as derivadas dos libros e da súa legalización, ou requirindo determinadas documentacións ou informacións.
ALGALIA aconsella dar lectura sosegada e resposta cabal e completa aos citados requirimentos, porque:
- Aínda que non pode dar lugar a sancións nin á fundación nin aos membros do padroado, porque non existe réxime de infraccións e sancións en materia de fundacións.
- Pode orixinar responsabilidades para a fundación e/ou o padroado e/ou os seus membros individualmente, por exemplo -e seguindo a normativa autonómica galega- co inicio dun expediente de comprobación de actividades e/ou o exercicio de accións previstas legalmente, entre outras:
- Acción de responsabilidade ante os membros do padroado, a favor da fundación.
- Instancia xudicial de cesamento de patróns polo desempeño do cargo sen a dilixencia establecida pola lei.
- Instancia xudicial de intervención da fundación.
- Ou consecuencias máis específicas como a remisión á Consellería de Economía y Facenda das fundacións que incumpriron a obriga de presentación de contas anuais ou que non atenderon aos requirimentos do protectorado, con expresa mención da prohibición de percepción de subvencións e axudas públicas da Xunta de Galicia daquelas fundacións que non cumpran coa obriga de presentar as contas.
En definitiva, levar os libros, legalizalos e logo custodialos son labores esenciais e ineludibles en toda fundación, e responsabilidade basicamente da súa secretaría, sexa esta interna ou externa, polo cal é unha boa praxe proceder ao chequeo periódico do seu correcto cumprimento, en beneficio da legalidade, da boa xestión, do correcto funcionamento e do bo nome e reputación da fundación.
Santiago Míguez
Responsable do Servizo Xurídico de Algalia Servizos para o Terceiro Sector