Los libros de la fundación

LLEVAR LOS LIBROS

Los libros son uno de los deberes comunes para toda fundación, sea de ámbito autonómico o estatal.

En Galicia, las fundaciones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 12/2006, de 1 de diciembre, de fundaciones de interés gallego, deben llevar obligatoriamente los siguientes libros:

1. Libro diario.
2. Libro de inventarios.
3. Libro de cuentas anuales -y con la regulación específica para cuentas consolidadas, si fuera el caso-.
4. Libro de actas de las reuniones del patronato -o, por ser más precisos, del patronato y de las comisiones que tengan delegadas funciones y competencias del patronato-, que deberán aprobarse en la misma o en la siguiente sesión del patronato y estar firmadas por la secretaría y con el visto bueno de la presidencia de la fundación.

Y, además, e) Aquellos que el patronato crea convenientes para el buen orden, desarrollo y control de sus actividades.

No es suficiente con llevarlos, sino que deberán cumplir diversos requisitos formales:

1. Estar legalizados por el Registro de Fundaciones de Interés Gallego.
2. O bien antes de ser empleados: completamente en blanco y numeradas sus hojas de forma correlativa, sin perjuicio de que puedan estar encuadernados o formados por hojas móviles.
3. O bien después de realizar los asientos y las anotaciones por procedimientos informáticos y otros pertinentes: encuadernados de modo que no sea posible la substitución de los folios, con el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente y por el orden cronológico que corresponda a los asientos y anotaciones practicadas en ellos, y con los espacios en blanco anulados.
4. En el plazo de los seis meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio y, de no solicitarse en ese plazo, se hará constar en la diligencia del libro.
5. La legalización de los libros tendrá lugar mediante diligencia y sello.
6. Se legalizarán en el plazo de dos meses desde la fecha de entrada de la solicitud en el registro y transcurridos tres meses desde la presentación de los libros sin que fueran retirados, el encargado del registro, podrá remitirlos con cargo a la fundación solicitante, al domicilio consignado en la instancia, haciéndolo constar al pie de esta.

En el ámbito estatal, la regulación específica se contiene en la Orden JUS/221/2017, de 9 de marzo, sobre legalización en formato electrónico de los libros de fundaciones de competencia estatal.

Y en las restantes Comunidades Autónomas con competencias en materia de fundaciones será preciso contrastar los requisitos concretos de cada una.

NO LLEVAR LOS LIBROS

Llevar los libros obligatorios,  legalizarlos conforme a la normativa vigente en plazo y en forma es un requisito de funcionamiento y actividad. Por tanto, ese cumplimiento normativo puede ser comprobado por el protectorado, que tiene a su disposición estos libros cuando lo requiera o específicamente puede hacer comprobaciones materiales de las cuentas en el plazo de cuatro años desde su presentación. Y su incumplimiento supone el incumplimiento de deberes normativos, y puede tener consecuencias.

Así, en estas semanas son muchas las fundaciones gallegas a quienes el Protectorado les está recordando sus deberes, también las derivadas de los libros y de su legalización, o requiriendo determinadas documentaciones o informaciones.

ALGALIA aconseja dar lectura sosegada y respuesta cabal y completa a los citados requerimientos, porque:

• Aunque no puede dar lugar a sanciones ni a la fundación ni a los miembros del patronato, porque no existe régimen de infracciones y sanciones en materia de fundaciones.

• Puede originar responsabilidades para la fundación y/o el patronato y/o sus miembros individualmente, por ejemplo -y siguiendo la normativa autonómica gallega- con el inicio de un expediente de comprobación de actividades y/o el ejercicio de acciones previstas legalmente, entre otras:
  1. Acción de responsabilidad y ante los miembros del patronato, a favor de la fundación.
  2. Instancia judicial de cese de miembros del patronato por el  desempeño del cargo sin la diligencia establecida por la ley.
  3. Instancia judicial de intervención de la fundación.

• O consecuencias más específicas como la remisión a la Consellería de Economía e Facenda de las fundaciones que incumplieron el deber de presentación de cuentas anuales o que no atendieron a los requerimientos del protectorado, con expresa mención de la prohibición de percepción de subvenciones y ayudas públicas de la Xunta de Galicia de aquellas fundaciones que no cumplan con la obligación de presentar las cuentas.

En definitiva, llevar los libros, legalizarlos y luego custodiarlos son labores esenciales e ineludibles en toda fundación, y responsabilidad básicamente de su secretaría, sea esta interna o externa, por el cuál es una buena praxis proceder al chequeo periódico de su correcto cumplimiento, en beneficio de la legalidad, de buena gestión, del correcto funcionamiento y del buen nombre y reputación de la fundación.

Santiago Míguez
Responsable del Servicio Jurídico de Algalia Servicios para el Tercer Sector