As fundacións -como as asociacións, cooperativas e resto de persoas xurídicas- veñen obrigadas a levar determinados libros con determinada periodicidade e formalidade por mor do mero feito de seren fundacións.
Exercer esa responsabilidade:
- require un nivel de esixencia e complexidade variable e mesmo notable, en función a) das características das fundacións, b) das súas actividades e, tamén, c) das esixencias do protectorado ou doutros factores externos ou internos
- supón unha tarefa de precisión que require de coñecementos técnicos axeitados e polo miúdo: o que, o como, o cando, o quen e outras circunstancias deben ser exactos e correctos
- implica a) como presuposto unha serie de preparativos e b) como consecuencia unha serie de derivadas, en especial cando é preciso solicitar autorizacións o efectuar inscricións rexistrais
- afectan transversalmente: ao padroado, ao patrimonio, á xestión financeira, económica e administrativa ou ás subvencións, entre outros aspectos
En definitiva, constitúe unha responsabilidade relevante e ineludible, en especial para a persoa física ou xurídica que exerza a secretaría da fundación, e/ou para a súa dirección ou xerencia.
As secretarías das fundacións.
Polas especiais características e responsabilidades da secretaría dunha fundación para o correcto cumprimento normativo, a secretaría configúrase legalmente como unha figura:
- interna, sendo membro do padroado, ou
- externa, sen ser membro do padroado, pero asistindo con voz, pero sen voto
Para ambas situacións ALGALIA ten desenvolto un servizo de SECRETARÍA XURÍDICA para fundacións que se pode activar:
- ou ben mediante o exercicio directo da secretaría.
- ou ben prestando á fundación un servizo de apoio no exercicio das funcións propias deste cargo, que pode ser integral ou restrinxido a aquelas necesidades específicas.
Así, pódese dar soporte e, se é o caso, responsabilizarse a todos os niveis desas responsabilidades relacionadas cos libros, pero tamén en xeral coa área xurídica e administrativa da fundación, dende o seu nacemento ata a súa extinción, e pasando fundamentalmente polo seu día a día, ordinario ou extraordinario:
- Proceso de constitución e inscrición de la fundación, incluíndo dotación, estatutos, declaración de interese galego -só en Galicia- e inscrición rexistral.
- Órganos de goberno: convocatoria, preparación e, se é precisa, asistencia ás reunións de padroado, redacción e revisión de actas -e a súa custodia se así fose requirido- e certificacións para nomeamento e cesamento de membros do padroado.
- Administración e xestión: código de conduta dos investimentos financeiros e informe anual, peticións de autorizacións previas ou comunicación posterior para actos de goberno, actos de disposición e actividade ordinaria (alleamento e gravame, autocontratación ou outras comunicacións).
- Relacións co protectorado e rexistro de fundacións, en particular para comunicacións e autorizacións obrigatorias, inscricións rexistrais e contestación a requirimentos.
- Servizos específicos, como asesoramento e redacción de convenios, contratos, becas ou outros negocios xurídicos.
- Modificacións de estatutos, e fusión ou extinción da fundación.
- Informe de cumprimento legal da fundación.
Santiago Míguez
Responsable do Servizo Xurídico de Algalia Servizos para o Terceiro Sector