Sorprende comprobar o habitual que resulta atopar graves carencias que afectan ao proceso de auditoría interna nas entidades do terceiro sector: as auditorías realízanse, pero non chegan a ser unha ferramenta xerencial útil para o logro dos obxectivos, nin permiten verificar que os elementos que compoñen o Sistema de Xestión sexan eficientes e eficaces, así como tampouco achegan melloras no desempeño da organización.
Auditoría interna
Unha auditoría constitúe un proceso sistemático, independente e documentado para obter evidencias da auditoría e avalialas de xeito obxectivo co fin de determinar a extensión en que se cumpren os criterios de auditoría.
A definición incluída na norma ISO 9000:2005, permite comprender a importancia do proceso de auditoría, xa que busca obter información pertinente e verificable acerca de como a organización cumpre e mellora en relación á norma UNE-EN-ISO 9001:2008.
Así, a auditoría interna é unha axuda indispensable para a dirección no cumprimento das súas funcións e responsabilidades, proporcionándolle análises obxectivas, avaliacións, recomendacións e todo tipo de comentarios pertinentes sobre as operacións examinadas.
Deste xeito, poden mencionarse algúns dos beneficios máis destacados do proceso de auditoría interna:
- Axuda a inplantar, manter e mellorar un sistema de xestión.
- Facilita unha axuda primordial á dirección ao avaliar de forma relativamente independente os sistemas de organización e administración.
- Avalía de forma global e obxectiva os problemas da entidade, que xeralmente adoitan ser interpretados de maneira parcial polas áreas afectadas.
- Permite coñecer e mellorar a eficiencia e eficacia na organización.
- Fomenta a eliminación de ideas preconcibidas e información nesgada.
- Promove a comunicación entre os diferentes niveis dentro da organización.
Requisitos e principios do proceso de auditoría interna
Para que unha organización poida obter os beneficios mencionados anteriormente, resulta conveniente que atenda que atenda e dea unha resposta adecuada a determinados requisitos necesarios para que o proceso de auditoría interna resulte eficaz:
- As revisións deben ser efectuadas por persoas que posúan os coñecementos técnicos adecuados e formación como auditoras.
- A persoa auditora debe manter unha actitude mental independente.
- Tanto na realización do exame como na preparación do informe debe manterse o debido rigor profesional.
- O traballo debe planificarse adecuadamente exercéndose a debida supervisión por parte da persoa auditora con maior experiencia (auditora líder).
- Debe obterse información suficiente (mediante inspección, observación, investigación, entrevistas e confirmacións) como fundamento do traballo.
Ademais dos requisitos necesarios, a auditoría depende de determinados principios para que resulte unha ferramenta eficiente e fiable de apoio ás políticas e aos controis de xestión destinados a mellorar o desempeño do sistema.
Os principios referidos ás peroas auditoras son:
- Conduta ética. O fundamento da profesionalidade: a confianza, integridade, a confidencialidade e a discreción son esenciais na auditoría.
- Presentación ecuánime. A obriga de informar con veracidade e exactitude: os achados, as conclusións e os informes da auditoría deben reflectir con sinceridade e exactitude as súas actividades. Ademáis, deben comunicarse os obstáculos e as opinións diverxentes
- Debido coidado profesional. A aplicación de dilixencia e do xuízo ao auditar: é imprescindible que as persoas auditoras posúan a competencia e a experiencia necesarias.
En canto á propia auditoría, os seus principios son:
- Independencia. A base para a imparcialidade e a obxectividade das conclusións da auditoría: persoas auditoras independentes da actividade auditada e libres de nesgos e/ou conflitos de intereses garanten a obxectividade necesaria ao longo do proceso para que os achados e as conclusións estean baseados unicamente nas evidenciae.
- Enfoque baseado na evidencia. Método racional para alcanzar conclusións fiables e reproducibles. A evidencia na auditoría é verificable, e baséase en mostras da información dispoñible.
A auditoría en Mellora Continua
Ao considerar o ciclo PDCA, o proceso de auditoría interna coincide coa etapa “C – Check – Verificar” deste ciclo, verificando os resultados das actividades realizadas. Se cumpre cos requisitos e principios anteriormente expostos, supón para a organización un verdadeiro asesoramento co obxectivo de protexer e mellorar o seu funcionamento.
A mellóra continua na auditoría pode apreciarse mellor cunha visión da organización desde un enfoque sistémico, de maneira que o proceso de auditoría se sitúe como un compoñente máis de devandito sistema, encargado de protexer o seu bo funcionamento para garantir a súa supervivencia e o logro das metas propostas.
Externalización das Auditorías Internas
Dado a contorna cambiante no que estamos inmersos, resulta fundamental poder realizar as auditorías internas da mellor maneira posible e facendo o mellor uso dos recursos, sobre todo tendo en contas que estas actividades non achegan valor engadido para o cliente externo.
Para iso deben concentrarse a utilización dos recursos da forma máis eficiente posible e mellorando de xeito continúo os niveis de performance. Os controis deben centrarse en cuestións ou elementos significativos e que teñan un crecente impacto na organización.
Por todo o exposto ata aquí, toda organización pode considerar como unha forma segura de realizar auditorías que cumpran con todos os requisitos e principios xa mencionados, con maiores niveis de produtividade, mellores niveis de calidade e menores custos, a contratación de servizos externos de auditoría interna.
Deste xeito obtéñense as seguintes vantaxes:
- Evítanse custes fixos (salarios, espazo físico, gastos de teléfono, etc.).
- Facilidade para cambiar de provedor si os servizos non son adecuados.
- Auditorías realizadas por persoas auditoras con maior nivel de experiencia.
- A formación das persoas auditoras non corre por conta da entidade, senón da entidade prestadora do servizo.
- Posibilidade de recibir servizos cun alto nivel de especialización, xa que a entidade prestadora do servizo pode contar con especialistas para auditar sistemas de xestión da calidade, xestión ambiental, saúde e seguridade laboral, inocuidade e seguridade alimentaria, boas prácticas de fabricación etc.
Miguel Barbosa
Socio responsable da área de Consultoría de Algalia Servizos para o Terceiro Sector