Sorprende comprobar o habitual que resulta atopar graves carencias que afectan ao proceso de auditoría interna nas entidades do terceiro sector: as auditorías realízanse, pero non alcanzan a ser unha ferramenta xerencial útil para o logro dos obxectivos, nin permiten verificar que os elementos que compoñen o Sistema de Xestión sexan eficientes e eficaces, así como tampouco aportan melloras no desempeño da organización.
Auditoría interna
Unha auditoría constitúe un proceso sistemático, independente e documentado para obter evidencias da auditoría e avalialas de xeito obxectivo co fin de determinar a extensión en que se cumpren os criterios de auditoría.
A definición incluída na norma ISO 9000:2005, permite comprender a importancia do proceso de auditoría, xa que busca obter información pertinente e verificable achega de como na organización cumpre e mellora en relación á norma UNE-EN-ISO 9001:2008.
Entón, a auditoría interna é unha indispensable axuda para a dirección no cumprimento das súas funcións e responsabilidades, proporcionándolle análises obxectivas, avaliacións, recomendacións e todo tipo de comentarios pertinentes sobre as operacións examinadas.
Así, poden mencionarse algúns dos máis destacados beneficios do proceso de auditoría interna:
- Axuda a implementar, manter e mellorar un sistema de xestión.
- Facilita unha axuda primordial á dirección ao avaliar de forma relativamente independente os sistemas de organización e de administración.
- Avalía de forma global e obxectiva os problemas da entidade, que xeralmente adoitan ser interpretados dun xeito parcial polas áreas afectadas.
- Permite coñecer e mellorar a eficiencia e eficacia na organización.
- Fomenta a eliminación de ideas preconcibidas e información sesgada.
- Promove a comunicación entre os diferentes niveis dentro da organización.
Requisitos e principios do proceso de auditoría interna
A fin de que unha organización poida obter os beneficios mencionados con anterioridade, resulta conveniente que atenda e presente unha adecuada resposta a certos requisitos necesarios para que o proceso de auditoría interna resulte eficaz:
As revisións han de ser efectuadas por persoas que posúan coñecementos técnicos adecuados e capacitación como auditores.
- O auditor debe manter unha actitude mental independente.
- Tanto na realización do exame como na preparación do informe debe manterse o debido rigor profesional.
- O traballo debe planificarse adecuadamente exercéndose a debida supervisión por parte do auditor de maior experiencia (auditor líder).
- Debe obterse suficiente información (mediante inspección, observación, investigación, entrevistas e confirmacións) como fundamento do traballo.
Ademais dos requisitos necesarios, a auditoría depende de certos principios para que resulte unha ferramenta eficiente e fiable en apoio das políticas e os controis de xestión destinados a mellorar o desempeño do sistema.
Os principios referidos os auditores son:
- Conduta ética. O fundamento da profesionalidade: Confianza, integridade, confidencialidade e discreción son esenciais na auditoría.
- Presentación ecuánime. A obrigación de informar con veracidade e exactitude: Os achados, conclusións e informes da auditoría reflicten sinceramente e con exactitude as súas actividades, e débense informar ademais os obstáculos e as opinións diverxentes.
-
Debido coidado profesional. A aplicación de dilixencia e xuízo o auditar: é ineludible que os auditores posúan a competencia e experiencia necesarias.
En canto á propia auditoría, os seus principios son:
- Independencia. A base para a imparcialidade e a obxectividade das conclusións da auditoría: Auditores independentes da actividade auditada e libres de sesgo e/ou conflito de intereses garanten a obxectividade necesaria o longo do proceso para que os achados e as conclusións estean baseados só na evidencia.
- Enfoque baseado na Evidencia. Método racional para alcanzar conclusións fiables e reproducibles. A evidencia na auditoría é verificable, baseada en mostras da información dispoñible.
A auditoría en Mellora Continua
O considerar o ciclo PDCA, o proceso de auditoría interna coincide coa etapa “C – Check – Verificar” deste ciclo, verificando os resultados das actividades realizadas e, se cumpre cos requisitos e principios antes expostos, significando para a organización un verdadeiro asesoramento co obxectivo de protexer e mellorar o funcionamento da mesma.
A mellóra continua na auditoría pode apreciarse mellor cunha visión da organización desde un enfoque sistémico, de tal xeito de situar ao proceso de auditoría como un compoñente máis de devandito sistema, encargado de protexer o seu bo funcionamento aos efectos da súa supervivencia e o logro das metas propostas.
Externalización das Auditorías Internas
Dado a contorna cambiante no que estamos inmersos, resulta fundamental poder realizar as auditorías internas do mellor xeito posible e co mellor uso dos recursos, sobre todo considerando que estas actividades non posúen valor agregado para o cliente externo.
Para iso deben concentrarse a utilización dos recursos da forma máis eficiente posible e mellorando de xeito continúo os niveis de performance. Os controis deben centrarse en cuestións ou elementos significativos e que teñan un crecente impacto na organización.
Por todo o exposto ata aquí, toda organización pode considerar como unha forma segura de realizar auditorías que cumpran con todos os requisitos e principios xa mencionados, con maiores niveis de produtividade, mellores niveis de calidade e con menores custos, a contratación de servizos externos de auditoría interna.
Deste xeito obtéñense as seguintes vantaxes:
- Evítanse custes fixos (soldos, espazo físico, gastos de teléfono, etc.).
- Facilidade para cambiar de provedor si os servizos non son adecuados.
- Auditorías realizadas por auditores con maior nivel de experiencia.
- A capacitación dos auditores non corre por conta da entidade, senón por parte do ente prestador do servizo.
- Posibilidade de recibir servizos con alto nivel de especialización, pois o ente prestador do servizo pode contar con especialistas para auditar sistemas de xestión da calidade, xestión ambiental, de saúde e seguridade ocupacional, de inocuidade e seguridade alimentaria, de boas prácticas de manufactura, etc.
Miguel Barbosa
Socio responsable da área de Consultoría de Algalia Servizos para o Terceiro Sector