O proceso de elaboración e seguimento do orzamento é clave para a xestión e a toma de decisións nas entidades non lucrativas. ¿Que pasos é necesario dar para unha correcta xestión orzamentaria?
Un dos grandes retos na xestión das ONLs é converter o proceso orzamentario nun elemento crave para a toma de decisións.
Para iso é necesario evolucionar da idea do orzamento, (entendido exclusivamente como documento estático e formal), a de xestión orzamentaria, (entendida como un proceso que ten como obxectivo seguir a evolución económica da entidade e no que o orzamento se converta nun documento participativo e dinámico).
A xestión orzamentaria é un proceso global dentro da xestión económica. Para mellorar a súa eficacia, deberá ter en conta:
- Ingresos e gastos.
- Tesourería: cobros e pagos.
- Investimento e financiamento: partidas de inmobilizado e financiamento asociado.
En principio, e si non se está en disposición de abordar o proceso de forma global, deberíase empezar polos ingresos e os gastos.
A xestión orzamentaria componse de catro fases:
1. Previsión. Trátase de anticipar situacións económicas futuras, de xeito razoable (xustificada) e colectiva (participada polos implicados).
Os factores a ter en conta á hora de efectuar as previsións son os seguintes:
- Programas ou proxectos. Ex.: Si a planificación prevé novas actividades a desenvolver será necesario cuantificar monetariamente os recursos necesarios asociados a elas. Neste caso é importante a participación dos responsables dos proxectos.
- Carácter dos ingresos e gastos (fixos ou variables). Ex.: É máis sinxelo empezar presupostando os ingresos e gastos fixos da entidade para despois efectuar as previsións dos variables. A parte fixa diranos si a entidade alcanza o punto de equilibrio (ingresos fixos=gastos fixos).
- Evolución da contorna. Ex.: Se a previsión é que polas negociacións colectivas o custo salarial vai subir nunha porcentaxe diferente ao do IPC non ten sentido que simplemente prevéxase unha subida similar a este.
- Tendencias históricas. Ex.: É a Evolución de distintas partidas de gasto e ingreso nunha serie histórica da entidade. É importante buscar variables que nos relacionen esas tendencias. Ex.: Evolución do gasto de persoal en función do número de usuarios.
2. Orzamento. Enténdese como expresión monetaria das previsións anteriores. O orzamento debe cumprir as seguintes características:
- Na medida do posible debe ser participativo e recoller as realidades das distintas áreas ou programas da ONL.
- Debe ser realista e en adaptación constante á realidade. Ex.: si hai acontecementos importantes que o modifiquen sería necesario volver a iniciar o proceso.
- Debe atribuír responsabilidades aos participantes. Ex.: o responsable dunha actividade debería realizar o orzamento da mesma e posteriormente poder executalo.
- Debe traducir en termos monetarios os programas e proxectos da entidade.
3. Seguimento. Realízase comparando o orzamento coa contabilidade das partidas máis importantes. Para un correcto seguimento é relevante:
- Que as partidas contables coincidan plenamente coas partidas orzamentadas. Ex.: Si no orzamento figura unha partida que sexa “gasto telefónico” debería existir na contabilidade unha conta denominada “gasto telefónico” que recollese exclusivamente as partidas ás que fai referencia o orzamento.
- Facer unha boa selección das partidas orzamentadas sobre as cales facer o seguimento. Ex.: Como criterio haberá que seguir aquelas partidas que supoñen un % alto no orzamento ou aquelas que por outros motivos necesiten un seguimento especial.
- Establecer a periodicidade no seguimento das variables clave tendo en conta as características e o volume da ONL. A periodicidade varía en función do volume da entidade e das necesidades. Facer seguimentos entre dous e catro veces ao ano parece o adecuado.
4. Avaliación. Se efectúa a través da análise das desviacións orzamentarias entendidas como diferenza entre o resultado real e o previsto.
Para un correcto seguimento é importante:
- Calcular tanto as desviacións relativas (%) como absolutas, xa que é necesario para delimitar a importancia das mesmas. Ex.: Unha desviación do 80% nun gasto orzamentado por 100 euros non é relevante pero un 5% nun gasto de 2 millóns de euros si o é.
- Determinar os límites sobre os cales é necesario revisar en profundidade e tomar decisións.
- Facer partícipes de control e das decisións aos responsables do orzamento e a execución. Ex.: analizar con eles as desviacións, as súas causas e como corrixilas.
Ángel Rodríguez
Socio Consultor Económico de Algalia Servizos para o Terceiro Sector