Unha máxima que toda organización debe ter presente na súa xestión é a de acadar en todo momento a máxima eficacia e eficiencia no emprego dos seus recursos, o que posibilitaría un maior desenvolvemento cara a consecución dos fins pola que foi creada. Aínda que esta debería ser unha preocupación permanente, foi nos derradeiros anos cando ante o descenso xeneralizado na obtención de recursos as entidades non lucrativas tiveron que volver a súa mirada cara dentro para analizar “as súas formas de facer” e emprender procesos de axuste e reestruturación nos seus custes para evitar entrar en perdas é, en moitos casos lograr a supervivencia da entidade.
Se ben estes procesos non son nunca doados, fanse moito máis complicados naquelas “áreas de soporte” ou onde non existe unha relación directa coa intervención. Unha destas áreas é o departamento de administración e, a través dunha pequena reflexión, tentaremos abordar as claves para maximizar a eficiencia do mesmo.
Primeiro Paso: Analicemos
O primeiro que debemos facer é unha profunda reflexión sobre as tarefas que debería facer o noso departamento de administración. Para elo podemos empezar por elaborar unha pequena táboa onde describamos:
- as tarefas realizadas actualmente identificando cales son necesarias e cales non.
- tarefas que a entidade necesita e nestes momentos non se están realizando ou se están realizando noutros departamentos da entidade.
- posto da entidade que realiza esas tarefas
Segundo Paso: Definamos
Unha vez agrupadas tódalas tarefas e actividades nos distintos “procesos” do departamento/area sería o momento de reflexionar en cada un deles “como estamos facendo as cousas” co fin de:
- descartar prácticas ineficientes.
- incorporar melloras ás prácticas existentes.
- Incorporar prácticas novas.
Con todo isto chega o momento da definición metodolóxica ( como décimos que debemos facer as cousas), e a mellor ferramenta e a da procedimentación documentada dos distintos “procesos” do departamento. Os motivos fundamentais para documentar o que facemos son;
- trasladalo a que ten que levalo a cabo.
- poder revisalo periodicamente para incorporar melloras.
Terceiro Paso: Reaxustemos a estrutura organizativa.
O seguinte paso abordar sería recuperar o noso organigrama de postos e funcións para:
- Determinar se as tarefas incluídas nos procedementos están recollidas no organigrama actual da entidade.
- Determinar se a estrutura de persoal existente é a axeitada para as funcións a realizar dentro do departamento.
Cuarto Paso: Implementemos o modelo
Feito todo o anterior estariamos en disposición de implantar o novo modelo. Neste proceso é importante ter en conta:
- O que estamos a facer vai supor un cambio de cultura na entidade polo que hai que darlle tempo e facer un seguimento importante ó principio con reunións de coordinación e tentando incorporar as melloras de xeito inmediato.
- Ter en conta a formación do persoal no caso de que a aplicación dos procedementos supoña a reubicación de postos e funcións.
- Tentar incorporar aplicacións informáticas na implantación dos procedementos.
Por último, destacar que o longo de todo o proceso de revisión do departamento/area é importante incorporar ó persoal vinculado da entidade para que aporte toda a súa experiencia.
Angel Rodríguez
Socio Consultor de Algalia Servizos para o Terceiro Sector