A implantación de sistemas de xestión de calidade, calquera que sexa a “ferramenta” de base, norma ou modelo, require un esforzo adicional por parte tanto da organización como das persoas implicadas no proxecto e supón unha consecuencia natural do inicio de toda nova actividade.
Con todo, é o mantemento dos requisitos das novas formas de traballo o que fai que sexan percibidas como actividades separadas do cotián, como un aspecto máis da burocracia que non fai senón ralentizar a toma de decisións e a execución das tarefas, cando, en realidade, a súa finalidade é precisamente a contraria.
O establecemento de obxectivos e accións asociadas, a toma regular de datos para alimentación de indicadores, o tratamento sistemático das queixas ou a resolución de non conformidades con accións correctivas ou preventivas asociadas, son algúns exemplos destas actividades “extras”.
Resulta fundamental dispoñer de ferramentas informáticas que permitan un tratamento eficaz de todos estes elementos para que, unha vez interiorizadas pola organización, sexan percibidas como unha ferramenta de axuda no quefacer diario.
Cando falamos de ferramentas informáticas, non necesariamente estamos falando sofisticar ERP (Enterprise Resource Planning), nin de software estandarizado, que se adaptan aos requisitos imprescindibles en calquera sistema de calidade, que normalmente levan asociados uns custos de posta en funcionamento elevados para a realidade do noso sector. Cando falamos de dispoñer de ferramentas informáticas, estamos falando de dispoñer de ferramentas, que nos axuden a cumprir un dos grandes retos do noso sistema de calidade que é nin mais nin menos que a repetida mellora continua e polo tanto da nosa eficiencia e iso supón no fondo, facer máis e mellor cos recursos que dispoñemos.
O noso tempo que, posiblemente sexa o recurso máis prezado para unha organización, non o podemos malgastar en obter, explotar e xestionar información necesaria para alimentar o noso sistema de calidade dun xeito artesanal. Debemos ser eficientes na obtención da información, pero sobre todo na explotación e comunicación da mesma, sen descoidar o acceso e control ás evidencias do noso sistema de calidade.
Por todo iso, o dispoñer de ferramentas informáticas que nos axuden a xestionar o noso sistema de calidade, acorde ás nosas necesidades é un dos grandes retos que unha organización que queira mellorar a súa eficiencia debe suscitarse como unha necesidade.
Miguel Barbosa
Socio responsable da área Consultoría de Algalia Servizos para o Terceiro Sector