Preguntácheste algunha vez se realmente son necesarios os organigramas para o bo funcionamento da empresa. Baseándome na miña experiencia considero que é unha de moitas ferramentas das que non debe prescindir ningunha empresa independentemente do seu tamaño xa sexa unha pequena organización ou unha empresa con presenza en diversos países do mundo.
Penso que canto maior sexa o número de colaboradores dentro dunha empresa, é máis importante o establecemento dun organigrama ben definido, actualizado, claro e sinxelo de entender. Porén o o número de colaboradores non é o único factor que hai que considerar. Tamén debemos de tomar en conta as vantaxes que nos proporciona ter por escrito todos os postos da organización e coñecer os niveis xerárquicos que conforman a nosa organización, como coñecer os niveis de autoridade ou visualizar, mediante unha representación gráfica, o persoal que forma parte da empresa. Estas son só algunhas delas.
O coñecemento do organigrama por parte do persoal da organización sen importar o nivel xerárquico ao que pertenza, é de suma importancia, xa que proporciona unha idea moito máis clara da responsabilidade que ten a persoa dentro da empresa. Así mesmo, permite crear unha identificación entre o colaborador e a empresa, o que se coñece no ámbito empresarial como “que o empregado vestiu a camiseta da organización”.
A implantación ou creación dun organigrama non quere dicir que se incremente o nivel de burocracia nas organizacións nin que se perda a flexibilidade coa que contan, sobre todo as pequenas e medianas empresas. Estas fixeron da flexibilidade unha excelente vantaxe competitiva, fronte ás grandes corporacións, que poden tardar días ou semanas en realizar cambios dentro da organización, en comparación cos minutos ou horas que poden tardar as pequenas e medianas empresas. Isto débese á proximidade dos empregados nas pequenas e medianas empresas, xa que todos os seus colaboradores se atopan traballando nas mesmas instalacións; a diferenza das empresas de maior tamaño.
Os organigramas permiten ás empresas coñecer a forma na que se toman as decisións, e sobre todo, como flúe a información dentro da organización.
O fluxo da información é un aspecto que nunca debemos esquecer, dado que vivimos nunha era baseada na información, xa sexa información de capital humano, sistemas ou software empresarial, ou simplemente para a creación e desenvolvemento de novas ideas. Considero que a información é un dos principais activos cos que pode contar unha empresa, ademais do tempo e do persoal. Por iso, nunca debemos de perder de vista o fluxo da información da nosa empresa. Máis adiante falarei sobre o fluxo de información nas empresas.
En definitiva, este artigo presenta brevemente a importancia dos organigramas dentro dunha empresa. No seguinte artigo falarei sobre o proceso de elaboración dun organigrama.
Seguro que algunha vez viu nalgunhas empresas ou institucións públicas, organigramas coa estrutura da organización.
Un mira os organigramas e parece que están feitos unicamente para saber quen é o xefe de quen, pero esa non é a súa principal función.
Ás veces, cando estamos desenvolvendo unha idea de negocio resistímonos á creación deses organigramas… Para que facelo se só somos 2 ou 3 persoas no proxecto?
Aínda que sexan 2 ou 3 persoas ,sempre é moi importante ter un organigrama.
Ter un organigrama axudaranos a planificar a estrutura da nosa organización empresarial e como queremos que esta continúe medrando.
Axudaranos ademais a definir exactamente cal é a posición que debe de desempeñar cada un dos membros do noso equipo de traballo .
O organigrama evitará así que existan solapamentos de funcións e responsabilidades, permitindo que cada membro do equipo poida concentrarse na función específica para a que foi contratado.
Á hora de facer o organigram,a fíxate, por iso, máis que nas persoas que tes actualmente traballando contigo, nas funcións que cres que a túa empresa ou idea de negocio debe de ter.
Pode ser que hoxe en día non teñas un xerente de Marketing, pero no teu organigrama inclúe o posto de marketing para que saibas que tes esas funcións que realizar e que, se a túa idea de negocios medra e ten éxito, contarás cun.
Mentras o posto estea vacante, asigna a alguén esa responsabilidade como complementaria ou accesoria á que actualmente ten.
Como verá,s o organigrama non só serve para saber quen é o xefe de quen, senón para que todos saiban que teñen que facer, que funcións deben desempeñar e que se espera deles. O organigrama non se debe elaborar en función das persoas que existen actualmente, senón en función dos postos de traballo ou das funcións que unha empresa debe ter.
Miguel Barbosa
Socio responsable da área de Consultoría de Algalia Servizos para o Terceiro Sector