Los equipos de trabajo invierten mucho tiempo y energía en reunirse, y algunos de ellos llegan a creer que sólo con reunirse trabajan en equipo, hacen equipo. En VIRADA Equipos creemos que la reunión es una técnica que es preciso conocer y mejorar para un propósito mayor. Patrick Lencioni nos ofrece alguna clave.
Patrick Lencioni (Wikipedia) en un autor de referencia para el trabajo que hacemos en VIRADA Equipos. El libro que ha dado mayor visibilidad a este autor en el ámbito del management empresarial es “Las cinco disfunciones de un equipo”, el cual comentábamos hace años en este artículo: ¿Es mi equipo disfuncional?
Ahora queremos poner el foco en una aportación que hace en su otra publicación “Reuniones que matan. Una solución para que sus reuniones sean eficaces y productivas”.
¿Qué pasa con las reuniones?
Lencioni se pregunta, ¿qué problemas nos encontramos con las reuniones? Apunta dos principales:
- Las reuniones son aburridas, tediosas, poco atractivas, frías… Las personas convocadas acuden a regañadientes porque son obedientes, pero creen que tienen mejores cosas que hacer.
- Las reuniones son ineficaces, no contribuyen al éxito de nuestra organización. No producen ningún beneficio cuantificable.
¿Por qué las reuniones son aburridas e ineficaces?
Según Lencioni, las reuniones son aburridas porque carecen de dramatismo. De conflicto. Las personas que lideran reuniones se ocupan más de evitar tensiones y acabar las reuniones a tiempo que de provocar y desatar un conflicto ideológico que sea constructivo, que afronte de verdad lo que está encima de la mesa, como en la imagen. Si así fuera, las partes implicadas abrirían debates más apasionados y las decisiones, en última instancia, serían más acertadas.
Las reuniones son ineficaces porque carecen de estructura contextual. Muchas organizaciones solo tienen un tipo de reunión: la reunión de dirección. En esta reunión, que adopta múltiples modalidades, no se tiene claro qué temas son los adecuados, ni se define un contexto preciso sobre el tipo de conversación que se sostiene. Al final se decide muy poco, ya que no está claro si se está debatiendo, votando, haciendo un brainstorming, interviniendo o simplemente, “pelando la pava”.
Para que las reuniones sean apasionantes y eficaces se deben tener en cuenta distintos tipos, distinguir cuales son las finalidades de las mismas, cuáles son sus formatos y la duración de esos encuentros. En su libro, Lencioni hace una propuesta sencilla y precisa, que cada equipo podría adaptar a sus necesidades sentidas y efectivas:
- Reunión de repaso diario.
- Reunión táctica semanal.
- Reunión de estrategia mensual.
- Reunión de repaso trimestral fuera de la organización.
Lencioni, en la página 247 de su obra, presenta así el resumen.
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David Pereiro, responsable del Programa VIRADA.
