Te has preguntado si en realidad son necesarios los organigramas para el buen funcionamiento de la empresa. Basado en mi experiencia considero que es una de muchas herramientas de las cuales no debe de prescindir ninguna empresa sin importar el tamaño ya sea una pequeña organización o una empresa con presencia en diversos países del mundo.
Pienso que entre mayor sea el número de colaboradores dentro de una empresa, es más importante el establecimiento de un organigrama bien definido, actualizado, claro y sencillo de entender. Sin embargo el número de colaboradores no es el único factor a considerar. También debemos de tomar en cuenta las ventajas que nos brinda el tener por escrito todos los puestos de la organización y conocer los niveles jerárquicos por los cuales se encuentra formada nuestra organización. Como es el conocer los niveles de autoridad, visualizar mediante una representación gráfica al personal que forma parte de la empresa, estas son sólo algunas.
El conocimiento del organigrama por parte del personal de la organización sin importar el nivel jerárquico al cual pertenezca, es de suma importancia, esto debido a que da una idea mucho más clara de la responsabilidad que tiene la persona dentro de la empresa, así como también, permite crear una identificación entre el colaborador y la empresa, que se conoce en el ámbito empresarial como; “que el empleado se ha puesto la camiseta de la organización”.
La implementación o creación de un organigrama no quiere decir que se incrementará el nivel de burocracia en las organizaciones o que se perderá la flexibilidad con la que cuentan, sobre todo las pequeñas y medianas empresas. Las cuales han hecho de la flexibilidad una excelente ventaja competitiva, ante los grandes corporativos los cuales llegan a tardar días o semanas para lograr realizar cambios dentro de la organización. En comparación de los minutos u horas que tardaran las pequeñas y medianas empresas. Esto es debido a la cercanía de los empleados, en las pequeñas y medianas empresas, ya que todos sus colaboradores se encuentran trabajando dentro de las mismas instalaciones a diferencia de las empresas de mayor tamaño.
Los organigramas permiten a las empresas conocer la forma en que se toman las decisiones y sobre todo el cómo fluye la información dentro de la organización.
El flujo de la información es un aspecto que nunca debemos de olvidar, dado que vivimos en una era basada en la información, ya sea información de capital humano, sistemas o software empresariales, o simplemente para la creación y desarrollo de nuevas ideas. La información considero que es uno de los principales activos con los que puede contar una empresa, además del tiempo y el personal.
Por eso no debemos de perder nunca de vista el flujo de la información de nuestra empresa. Más adelante hablaré sobre el flujo de información en las empresas.
En fin este artículo te presenta en una manera breve la importancia de los organigramas dentro de una empresa, en el siguiente artículo hablaré sobre el proceso de cómo elaborar un organigrama.
Seguro que tal vez usted ha visto en algunas empresas o instituciones públicas, organigramas con la estructura de la organización.
Uno mira los organigramas y parece que están hechos sólo para saber quién es el jefe de quien pero esa no es su principal función.
A veces uno cuando está desarrollando una idea de negocios se resiste a la creación de esos organigramas… ¿para qué hacerlo si sólo somos 2 o 3 personas en el proyecto?
Así sean 2 o 3 personas siempre es muy importante tener un organigrama.
El tener un organigrama nos ayudará a planificar la estructura de nuestra organización empresarial y como es que queremos que esta siga creciendo.
Nos ayudará además a definir exactamente cual es la posición que debe de desempeñar cada uno de los miembros de nuestro equipo de trabajo .
El organigrama evitará así que existan superposición de funciones y responsabilidades pudiendo cada miembro del equipo concentrarse en la función específica para la cual fue contratado.
Al momento de hacer el organigrama fíjate por eso más que en las personas que tienes actualmente trabajando contigo, en las funciones que crees que tu empresa o idea de negocios debe de tener.
Puede ser así que hoy en día no tengas un Gerente de Marketing pero en tu organigrama pon la posición de marketing para que sepas que tienes esas funciones que realizar y que si tu idea de negocios crece y es exitosa tendrás uno.
Al estar la función abierta asigna a alguien esa responsabilidad como complementaria o accesoria a la que actualmente tiene.
Como verás el organigrama no sólo funciona para saber quién es el jefe de quien sino para que todos sepan que tienen que hacer, qué funciones tienen que desempeñar y qué es lo que se espera de ellos. El organigrama no se debe de hacer en función a las personas actualmente existentes sino en función a los puestos de trabajo o funciones que una empresa debe de tener.
Miguel Barbosa
Socio responsable del área de Consultoría de Algalia Servicios para el Tercer Sector