Sorprende comprobar lo habitual que resulta encontrar graves carencias que afectan al proceso de auditoría interna en las entidades del tercer sector: las auditorías se realizan, pero no alcanzan a ser una herramienta gerencial útil para el logro de los objetivos, ni permiten verificar que los elementos que componen el Sistema de Gestión sean eficientes y eficaces, así como tampoco aportan mejoras en el desempeño de la organización.
Auditoría interna
Una auditoría constituye un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
La definición incluida en la norma ISO 9000:2005, permite comprender la importancia del proceso de auditoría, ya que busca obtener información pertinente y verificable acerca de cómo en la organización cumple y mejora en relación a la norma UNE-EN-ISO 9001:2008.
Entonces, la auditoría interna es una indispensable ayuda para la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas.
Así, pueden mencionarse algunos de los más destacados beneficios del proceso de auditoría interna
- Ayuda a implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión.
- Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma relativamente independiente los sistemas de organización y de administración.
- Evalúa de forma global y objetiva los problemas de la entidad, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por las áreas afectadas.
- Permite conocer y mejorar la eficiencia y eficacia en la organización.
- Fomenta la eliminación de ideas preconcebidas e información sesgada.
- Promueve la comunicación entre los diferentes niveles dentro de la organización.
Requisitos y principios del proceso de auditoría interna
A fin de que una organización pueda obtener los beneficios mencionados con anterioridad, resulta conveniente que atienda y presente una adecuada respuesta a ciertos requisitos necesarios para que el proceso de auditoría interna resulte eficaz:
Las revisiones han de ser efectuadas por personas que posean conocimientos técnicos adecuados y capacitación como auditores.
- El auditor debe mantener una actitud mental independiente.
- Tanto en la realización del examen como en la preparación del informe debe mantenerse el debido rigor profesional.
- El trabajo debe planificarse adecuadamente ejerciéndose la debida supervisión por parte del auditor de mayor experiencia (auditor líder).
- Debe obtenerse suficiente información (mediante inspección, observación, investigación, entrevistas y confirmaciones) como fundamento del trabajo.
Además de los requisitos necesarios, la auditoría depende de ciertos principios para que resulte una herramienta eficiente y fiable en apoyo de las políticas y los controles de gestión destinados a mejorar el desempeño del sistema.
Los principios referidos a los auditores son:
- Conducta ética. El fundamento de la profesionalidad: Confianza, integridad, confidencialidad y discreción son esenciales en la auditoría.
- Presentación ecuánime La obligación de informar con veracidad y exactitud: Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría reflejan sinceramente y con exactitud sus actividades, y se deben informar además los obstáculos y las opiniones divergentes.
- Debido cuidado profesional. La aplicación de diligencia y juicio al auditar: es ineludible que los auditores posean la competencia y experiencia necesarias.
En cuanto a la propia auditoría, sus principios son:
- Independencia. La base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones de la auditoría: Auditores independientes de la actividad auditada y libre de sesgo y/o conflicto de intereses garantizan la objetividad necesaria a lo largo del proceso para que los hallazgos y las conclusiones estén basados sólo en la evidencia.
- Enfoque basado en la Evidencia. Método racional para alcanzar conclusiones fiables y reproducibles. La evidencia en la auditoría es verificable, basada en muestras de la información disponible.
La auditoría en la Mejora Continua
Al considerar el ciclo PDCA, el proceso de auditoría interna coincide con la etapa “C – Check – Verificar” de este ciclo, verificando los resultados de las actividades realizadas y, si cumple con los requisitos y principios antes expuestos, significando para la organización un verdadero asesoramiento con el objetivo de proteger y mejorar el funcionamiento de la misma.
La mejora continua en la auditoría puede apreciarse mejor con una visión de la organización desde un enfoque sistémico, de tal manera de ubicar al proceso de auditoría como un componente más de dicho sistema, encargado de proteger su buen funcionamiento a los efectos de su supervivencia y el logro de las metas propuestas.
Externalización de las Auditorías Internas
Dado el entorno cambiante en el que estamos inmersos, resulta fundamental poder realizar las auditorías internas de la mejor manera posible y con el mejor uso de los recursos, sobre todo considerando que estas actividades no poseen valor agregado para el cliente externo.
Para ello deben concentrarse la utilización de los recursos de la forma más eficiente posible y mejorando de manera continúa los niveles de performance. Los controles deben centrarse en cuestiones o elementos significativos y que tengan un creciente impacto en la organización.
Por todo lo expuesto hasta aquí, toda organización puede considerar como una forma segura de realizar auditorías que cumplan con todos los requisitos y principios ya mencionados, con mayores niveles de productividad, mejores niveles de calidad y con menores costes, la contratación de servicios externos de auditoría interna.
De este modo se obtienen las siguientes ventajas:
- Se evitan costes fijos (sueldos, espacio físico, gastos de teléfono, etc.).
- Facilidad para cambiar de proveedor si los servicios no son adecuados.
- Auditorías realizadas por auditores con mayor nivel de experiencia.
- La capacitación de los auditores no corre por cuenta de la entidad, sino por parte del ente prestador del servicio.
- Posibilidad de recibir servicios con alto nivel de especialización, pues el ente prestador del servicio puede contar con especialistas para auditar sistemas de gestión de la calidad, gestión ambiental, de salud y seguridad ocupacional, de inocuidad y seguridad alimentaria, de buenas prácticas de manufactura, etc.
Miguel Barbosa
Socio responsable del área de Consultoría de Algalia Servicios para el Tercer Sector