LLEVAR LOS LIBROS
Los libros son uno de los deberes comunes para toda fundación, sea de ámbito autonómico o estatal.
En Galicia, las fundaciones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 12/2006, de 1 de diciembre, de fundaciones de interés gallego, deben llevar obligatoriamente los siguientes libros:
- Libro diario.
- Libro de inventarios.
- Libro de cuentas anuales -y con la regulación específica para cuentas consolidadas, si fuera el caso-.
- Libro de actas de las reuniones del patronato -o, por ser más precisos, del patronato y de las comisiones que tengan delegadas funciones y competencias del patronato-, que deberán aprobarse en la misma o en la siguiente sesión del patronato y estar firmadas por la secretaría y con el visto bueno de la presidencia de la fundación.
Y, además, e) Aquellos que el patronato crea convenientes para el buen orden, desarrollo y control de sus actividades.
No es suficiente con llevarlos, sino que deberán cumplir diversos requisitos formales:
- Estar legalizados por el Registro de Fundaciones de Interés Gallego.
- O bien antes de ser empleados: completamente en blanco y numeradas sus hojas de forma correlativa, sin perjuicio de que puedan estar encuadernados o formados por hojas móviles.
- O bien después de realizar los asientos y las anotaciones por procedimientos informáticos y otros pertinentes: encuadernados de modo que no sea posible la substitución de los folios, con el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente y por el orden cronológico que corresponda a los asientos y anotaciones practicadas en ellos, y con los espacios en blanco anulados.
- En el plazo de los seis meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio y, de no solicitarse en ese plazo, se hará constar en la diligencia del libro.
- La legalización de los libros tendrá lugar mediante diligencia y sello.
- Se legalizarán en el plazo de dos meses desde la fecha de entrada de la solicitud en el registro y transcurridos tres meses desde la presentación de los libros sin que fueran retirados, el encargado del registro, podrá remitirlos con cargo a la fundación solicitante, al domicilio consignado en la instancia, haciéndolo constar al pie de esta.
En el ámbito estatal, la regulación específica se contiene en la Orden JUS/221/2017, de 9 de marzo, sobre legalización en formato electrónico de los libros de fundaciones de competencia estatal.
Y en las restantes Comunidades Autónomas con competencias en materia de fundaciones será preciso contrastar los requisitos concretos de cada una.
NO LLEVAR LOS LIBROS
Llevar los libros obligatorios, legalizarlos conforme a la normativa vigente en plazo y en forma es un requisito de funcionamiento y actividad. Por tanto, ese cumplimiento normativo puede ser comprobado por el protectorado, que tiene a su disposición estos libros cuando lo requiera o específicamente puede hacer comprobaciones materiales de las cuentas en el plazo de cuatro años desde su presentación. Y su incumplimiento supone el incumplimiento de deberes normativos, y puede tener consecuencias.
Así, en estas semanas son muchas las fundaciones gallegas a quienes el Protectorado les está recordando sus deberes, también las derivadas de los libros y de su legalización, o requiriendo determinadas documentaciones o informaciones.
ALGALIA aconseja dar lectura sosegada y respuesta cabal y completa a los citados requerimientos, porque:
- Aunque no puede dar lugar a sanciones ni a la fundación ni a los miembros del patronato, porque no existe régimen de infracciones y sanciones en materia de fundaciones.
- Puede originar responsabilidades para la fundación y/o el patronato y/o sus miembros individualmente, por ejemplo -y siguiendo la normativa autonómica gallega- con el inicio de un expediente de comprobación de actividades y/o el ejercicio de acciones previstas legalmente, entre otras:
- Acción de responsabilidad y ante los miembros del patronato, a favor de la fundación.
- Instancia judicial de cese de miembros del patronato por el desempeño del cargo sin la diligencia establecida por la ley.
- Instancia judicial de intervención de la fundación.
- O consecuencias más específicas como la remisión a la Consellería de Economía e Facenda de las fundaciones que incumplieron el deber de presentación de cuentas anuales o que no atendieron a los requerimientos del protectorado, con expresa mención de la prohibición de percepción de subvenciones y ayudas públicas de la Xunta de Galicia de aquellas fundaciones que no cumplan con la obligación de presentar las cuentas.
En definitiva, llevar los libros, legalizarlos y luego custodiarlos son labores esenciales e ineludibles en toda fundación, y responsabilidad básicamente de su secretaría, sea esta interna o externa, por el cuál es una buena praxis proceder al chequeo periódico de su correcto cumplimiento, en beneficio de la legalidad, de buena gestión, del correcto funcionamiento y del buen nombre y reputación de la fundación.
Santiago Míguez
Responsable del Servicio Jurídico de Algalia Servicios para el Tercer Sector