La implantación de sistemas de gestión de calidad, cualquiera que sea la “herramienta” de base, norma o modelo, requiere un esfuerzo adicional por parte tanto de la organización como de las personas implicadas en el proyecto y supone una consecuencia natural del inicio de toda nueva actividad.
Sin embargo, es el mantenimiento de los requisitos de las nuevas formas de trabajo lo que hace que sean percibidas como actividades separadas de lo cotidiano, como un aspecto más de la burocracia que no hace sino ralentizar la toma de decisiones y la ejecución de las tareas, cuando, en realidad, su finalidad es precisamente la contraria.
El establecimiento de objetivos y acciones asociadas, la toma regular de datos para alimentación de indicadores, el tratamiento sistemático de las quejas o la resolución de no conformidades con acciones correctivas o preventivas asociadas, son algunos ejemplos de estas actividades “extras”.
Resulta fundamental disponer de herramientas informáticas que permitan un tratamiento eficaz de todos estos elementos para que, una vez interiorizadas por la organización, sean percibidas como una herramienta de ayuda en el quehacer diario.
Cuando hablamos de herramientas informáticas, no necesariamente estamos hablando se sofisticadas ERP (Enterprise Resource Planning), ni de software estandarizado, que se adaptan a los requisitos imprescindibles en cualquier sistema de calidad, que normalmente llevan asociados unos costes de puesta en funcionamiento elevados para la realidad de nuestro sector. Cuando hablamos de disponer de herramientas informáticas, estamos hablando de disponer de herramientas, que nos ayuden a cumplir uno de los grandes retos de nuestro sistema de calidad que es ni mas ni menos que la repetida mejora continua y por ende de nuestra eficiencia y eso supone en el fondo, hacer más y mejor con los recursos que disponemos.
Nuestro tiempo que, posiblemente sea el recurso más preciado para una organización, no lo podemos malgastar en obtener, explotar y gestionar información necesaria para alimentar nuestro sistema de calidad de una manera artesanal. Debemos ser eficientes en la obtención de la información, pero sobre todo en la explotación y comunicación de la misma, sin descuidar el acceso y control a las evidencias de nuestro sistema de calidad.
Por todo ello, el disponer de herramientas informáticas que nos ayuden a gestionar nuestro sistema de calidad, acorde a nuestras necesidades es uno de los grandes retos que una organización que quiera mejorar su eficiencia debe plantearse como una necesidad.
Miguel Barbosa
Socio responsable del área Consultoría de Algalia Servicios para el Tercer Sector