Las fundaciones -como las asociaciones, cooperativas y resto de personas jurídicas- están obligadas a llevar determinados libros con determinada periodicidad y formalidad por el mero hecho de ser fundaciones.
Ejercer esa responsabilidad:
- requiere un nivel de exigencia y complejidad variable y notable, en función a) de las características de las fundaciones, b) de sus actividades y, también, c) de las exigencias del protectorado o de otros factores externos o internos
- supone una tarea de precisión que requiere de conocimientos técnicos adecuados: el qué, el cómo, el cuándo, el quién y otras circunstancias deben ser exactos y correctos.
- implica a) como presupuesto una serie de preparativos y b) como consecuencia una serie de derivadas, en especial cuando es preciso solicitar autorizaciones o efectuar inscripciones registrales
- afectan transversalmente: al patronato, al patrimonio, a la gestión financiera, económica y administrativa o a las subvenciones, entre otros aspectos
En definitiva, constituye una responsabilidad relevante e ineludible, en especial para la persona física o jurídica que ejerza la secretaría de la fundación, y/o para su dirección o gerencia.
Las secretarías de las fundaciones.
Por las especiales características y responsabilidades de la secretaría de una fundación para el correcto cumplimiento normativo, la secretaría se configura legalmente como una figura:
- interna, siendo miembro del patronato, o
- externa, sin ser miembro del patronato, pero asistiendo con voz, pero sin voto
Para ambas situaciones ALGALIA viene desarrollando un servicio de SECRETARÍA JURÍDICA para fundaciones que se puede activar:
- o bien mediante el ejercicio directo de la secretaría.
- o bien prestando a la fundación un servicio de apoyo en el ejercicio de las funciones propias de este cargo, que puede ser integral o restringido a aquellas necesidades específicas.
Así, se puede dar soporte y, si es el caso, responsabilizarse a todos los niveles de esas responsabilidades relacionadas con los libros, pero también en general con el área jurídica y administrativo de la fundación, desde su nacimiento hasta su extinción, y pasando fundamentalmente por su día a día, común o extraordinario:
- Proceso de constitución e inscripción de la fundación, incluyendo dotación, estatutos, declaración de interés gallego -solo en Galicia- e inscripción registral.
- Órganos de gobierno: convocatoria, preparación y, si es precisa, asistencia a las reuniones de patronato, redacción y revisión de actas -y su custodia si así fuera requerido- y certificaciones para nombramiento y cese de miembros del patronato.
- Administración y gestión: código de conducta de las inversiones financieras e informe anual, peticiones de autorizaciones previas o comunicación posterior para actos de gobierno, actos de disposición y actividad común (enajenación y gravamen, autocontratación u otras comunicaciones).
- Relaciones con el protectorado y registro de fundaciones, en particular para comunicaciones y autorizaciones obligatorias, inscripciones registrales y contestación a requerimientos.
- Servicios específicos, como asesoramiento y redacción de convenios, contratos, becas u otros negocios jurídicos.
- Modificaciones de estatutos, y fusión o extinción de la fundación.
- Informe de cumplimiento legal de la fundación.
Santiago Míguez
Responsable del Servicio Jurídico de Algalia Servicios para el Tercer Sector