Una máxima que toda organización debe tener presente en su gestión es la de conseguir en todo momento la máxima eficacia y eficiencia en el empleo de sus recursos, lo que posibilitaría un mayor desarrollo hacia la consecución de los fines por la que fue creada. Aunque esta debería ser una preocupación permanente, fue en los últimos años cuando ante el descenso generalizado en la obtención de recursos las entidades no lucrativas tuvieron que volver su mirada hacía dentro para analizar “sus formas de hacer” y emprender procesos de ajuste y reestructuración en sus costes para evitar entrar en pérdidas es, en muchos casos lograr la supervivencia de la entidad.
Si bien estos procesos no son nunca fáciles, se hacen mucho más complicados en aquellas “áreas de soporte” o donde no existe una relación directa con la intervención. Una de estas áreas es el departamento de administración y, a través de una pequeña reflexión, tentaremos abordar las claves para maximizar la eficiencia del mismo.
Primer Paso: Analicemos
Lo primero que debemos hacer es una profunda reflexión sobre las tareas que debería hacer nuestro departamento de administración. Para ello podemos empezar por elaborar una pequeña tabla donde describamos:
- las tareas realizadas actualmente identificando cuáles son necesarias y cuáles no.
- tareas que la entidad necesita y en estos momentos no se están realizando o se están realizando en otros departamentos de la entidad.
- puesto de la entidad que realiza esas tareas
Segundo Paso: Definamos
Una vez agrupadas todas las tareas y actividades en los distintos “procesos” del departamento/área sería el momento de reflexionar en cada uno de ellos “cómo estamos haciendo las cosas” con el fin de:
- descartar prácticas ineficientes.
- incorporar avances a las prácticas existentes.
- incorporar prácticas nuevas.
Con todo esto llega el momento de la definición metodológica (cómo décimos que debemos hacer las cosas), y la mejor herramienta y la de la procedimentación documentada de los distintos “procesos” del departamento. Los motivos fundamentales para documentar lo que hacemos son;
- trasladarlo a quien tiene que llevarlo a cabo.
- poder revisarlo periódicamente para incorporar avances.
Tercer Paso: Reajustemos la estructura organizativa.
El siguiente paso a abordar sería recuperar nuestro organigrama de puestos y funciones para:
- Determinar si las tareas incluidas en los procedimientos están recogidas en el organigrama actual de la entidad.
- Determinar si la estructura de personal existente es la idónea para las funciones a realizar dentro del departamento.
Cuarto Paso: Implementemos el modelo
Hecho todo lo anterior estaríamos en disposición de implantar el nuevo modelo. En este proceso es importante tener en cuenta:
- Lo que estamos haciendo va a suponer un cambio de cultura en la entidad por lo que hay que darle tiempo y hacer un seguimiento importante al principio con reuniones de coordinación e intentando incorporar los avances de manera inmediata.
- Tener en cuenta la formación del personal en caso de que la aplicación de los procedimientos suponga la reubicación de puestos y funciones.
- Intentar incorporar aplicaciones informáticas en la implantación de los procedimientos.
- Por último, destacar que a lo largo de todo el proceso de revisión del departamento/área es importante incorporar al personal vinculado de la entidad para que aporte toda su experiencia.
Angel Rodríguez
Socio Consultor de Algalia Servicios para el Tercer Sector