La ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones públicas que tiene como fecha de entrada en vigor el 2 de octubre de 2016 consagra el uso de la relación electrónica con las administraciones públicas.
A partir de esa fecha, las entidades con personalidad jurídica –todas, incluidas asociaciones y fundaciones-, las entidades sin personalidad jurídica –como comunidades de propietarios- e incluso algunas personas físicas –por ejemplo profesionales colegiados- estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo.
¿Y esto qué significa?
Desde nuestro punto de vista esto hará que las administraciones obligarán a partir de la fecha indicada a que estos administrados tengan que utilizar la firma o certificado digital para realizar trámites si la administración no impone otro mecanismo electrónico que la ley permite pero no define.
Concretamente, la Agencia Tributaria extenderá el mismo sistema de notificaciones que es obligatorio para las sociedades mercantiles: disponer de un buzón electrónico al que se accede con la firma o certificado digital de la entidad jurídica.
Si no se accede en el plazo de diez días o no se dispone del certificado la Agencia Tributaria considerará entregada la notificación activando todo el protocolo de sanciones por no atención mientras que la notificación sigue viva y sin atender.
Efectivamente, sólo con esta medida, parece evidente y obligatorio que las entidades que asumirán esta nueva obligación –atención asociaciones y fundaciones- tengan que conseguir el certificado o firma digital y establecer protocolos y personas responsables de atender dicho buzón electrónico en los plazos estipulados y que gestionen la renovación en plazo de dichos certificados para que no caduquen.
Otra situación intermedia puede ser que las entidades dispongan de firma o certificado digital pero no hayan tramitado el buzón electrónico: tocará hacerlo de manera urgente.
¿Esta medida sólo nos afecta en términos de relación con la Agencia Tributaria?
No, la ley habla de todas las administraciones públicas por lo que no deberíamos de extrañarnos si las convocatorias de subvenciones comienzan a publicarse todas con la obligación de presentar solicitudes y documentación de modo telemático. Dependerá de la velocidad de implantación de las administraciones de estas medidas pero algunas ya lo han hecho de manera puntual por lo que extenderlo no les supondrá mucho.
No podemos evitar insistir en la relevancia de la gestión diligente de los certificados y firmas digitales para tenerlos siempre operativos –equipos informáticos, caducidad, …- y manejar convenientemente las webs de las administraciones que vayan obligando al cambio.
Jorge Rodríguez
Socio Responsable del área de Asesoría de Algalia Servicios para el Tercer Sector