El proceso de elaboración y seguimiento del presupuesto es clave para la gestión y la toma de decisiones en las entidades no lucrativas. ¿Qué pasos es necesario dar para una correcta gestión presupuestaria?
Uno de los grandes retos en la gestión de las ONLs es convertir el proceso presupuestario en un elemento clave para la toma de decisiones.
Para ello es necesario evolucionar de la idea del presupuesto, (entendido exclusivamente como documento estático y formal), a la de gestión presupuestaria, (entendida como un proceso que tiene como objetivo seguir la evolución económica de la entidad y en el que el presupuesto se convierte en un documento participativo y dinámico).
La gestión presupuestaria es un proceso global dentro de la gestión económica. Para mejorar su eficacia, deberá tener en cuenta:
- Ingresos y gastos.
- Tesorería: cobros y pagos.
- Inversión y financiación: partidas de inmovilizado y financiación asociada.
En principio, y si no se está en disposición de abordar el proceso de forma global, se debería empezar por los ingresos y los gastos.
Fases de la gestión presupuestaria
La gestión presupuestaria se compone de cuatro fases:
1. Previsión. Se trata de anticipar situaciones económicas futuras, de manera razonable (justificada) y colectiva (participada por los implicados).
Los factores a tener en cuenta a la hora de efectuar las previsiones son los siguientes:
- Programas o proyectos. Ej.: Si la planificación prevé nuevas actividades a desarrollar será necesario cuantificar monetariamente los recursos necesarios asociados a ellas. En este caso es importante la participación de los responsables de los proyectos.
- Carácter de los ingresos y gastos (fijos o variables). Ej.: Es más sencillo empezar presupuestando los ingresos y gastos fijos de la entidad para después efectuar las previsiones de los variables. La parte fija nos dirá si la entidad alcanza el punto de equilibrio (ingresos fijos=gastos fijos).
- Evolución del entorno. Ej.: Si se prevé que por las negociaciones colectivas el coste salarial va a subir en un porcentaje diferente al del IPC no tiene sentido que simplemente se prevea una subida similar a este.
- Tendencias históricas.- Es la Evolución de distintas partidas de gasto e ingreso en una serie histórica de la entidad. Es importante buscar variables que nos relacionen esas tendencias. Ej.: Evolución del gasto de personal en función del número de usuarios.
2. Presupuesto. Se entiende como expresión monetaria de las previsiones anteriores. El presupuesto debe cumplir las siguientes características:
- En la medida de lo posible debe ser participativo y recoger las realidades de las distintas áreas o programas de la ONL.
- Debe ser realista y en adaptación constante a la realidad. Ej.: si hay acontecimientos importantes que lo modifiquen sería necesario volver a iniciar el proceso.
- Debe atribuir responsabilidades a los participantes. Ej.: el responsable de una actividad debería realizar el presupuesto de la misma y posteriormente poder ejecutarlo.
- Debe traducir en términos monetarios los programas y proyectos de la entidad.
3. Seguimiento. Se realiza comparando el presupuesto con la contabilidad de las partidas más importantes. Para un correcto seguimiento es relevante:
- Que las partidas contables coincidan plenamente con las partidas presupuestadas. Ej.: Si en el presupuesto figura una partida que sea “gasto telefónico” debería existir en la contabilidad una cuenta denominada “gasto telefónico” que recogiese exclusivamente las partidas a las que hace referencia el presupuesto.
- Hacer una buena selección de las partidas presupuestarias sobre las cuales hacer el seguimiento. Ej.: Como criterio habrá que seguir aquellas partidas que suponen un % alto en el presupuesto o aquellas que por otros motivos necesiten un seguimiento especial.
- Establecer la periodicidad en el seguimiento de las variables clave teniendo en cuenta las características y el volumen de la ONL. La periodicidad varía en función del volumen de la entidad y de las necesidades. Hacer seguimientos entre dos y cuatro veces al año parece lo adecuado.
4. Evaluación. Se efectúa a través del análisis de las desviaciones presupuestarias entendidas como diferencia entre el resultado real y el previsto.
Para un correcto seguimiento es importante:
- Calcular tanto las desviaciones relativas (%) como absolutas, ya que es necesario para delimitar la importancia de las mismas. Ej.: Una desviación del 80% en un gasto presupuestado por 100 euros no es relevante pero un 5% en un gasto de 2 millones de euros sí lo es.
- Determinar los límites sobre los cuales es necesario revisar en profundidad y tomar decisiones.
- Hacer partícipes de control y de las decisiones a los responsables de la presupuestación y la ejecución. Ej.: analizar con ellos las desviaciones, sus causas y como corregirlas.
Ángel Rodríguez
Socio Consultor Económico de Algalia Servicios para el Tercer Sector