En el último trimestre del ejercicio contable las fundaciones tienen el deber de elaborar, aprobar y presentar a su Protectorado el Plan de Actuación (PA), documento en el que quedarán reflejados los objetivos, las actividades que se prevean desarrollar durante el ejercicio siguiente, una previsión de las partidas de ingresos y gastos calculados y, además, una memoria explicativa de estas actividades.
A La hora de elaborarlo se nos ocurren algunos consejos prácticos:
- Diferenciación por actividades: posiblemente el término “actividades” nos pueda llevar a engaño porque podríamos entenderlo como el conjunto de múltiples acciones puntuales que hace una fundación durante el año en cumplimiento de sus fines (curso 1, curso 2, jornada 1, jornada 2, …). Para nosotros la interpretación debe tener un foco más lejano y deberíamos organizar el PA en función de los programas principales de cada entidad en función de su programación global (programas de formación, programas sociales, …).
- Coordinación de la información económica con la contabilidad de la entidad:
- El PA exige que los gastos se presenten analíticamente además de por naturaleza de gasto conforme al plan adaptado -RD 1491/2011-, por lo que la entidad, una vez definida la estructura de programas, deberá ser quien de contabilizar los gastos repartidos por estos programas.
- Además respecto a los generales se podrían repartir en los programas definidos o llevarlos a un centro de coste único.
- La estructura de ingresos no sigue la estructura del plan contable adaptado sino que es una estructura en base a la normativa –esto implicará la elaboración de una cierta adaptación contable para poder disponer de esta información-.
- El modelo de presentación del PA es un modelo conforme al establecido en el RD 1491/2011 que está disponible en las webs de los diferentes protectorados. Se recomienda el empleo de los mismos para facilitar la interpretación y la aceptación de estos PA por parte de la administración.
Para terminar, es fundamental tener en cuenta la relación que existe entre el PA que presenten las fundaciones, la contabilidad y la memoria anual que forma parte de las cuentas anuales. El PA que se presente este año tendrá que poder ser comparado con la ejecución real del próximo ejercicio cuando se presenten sus cuentas anuales (entre marzo y junio de dentro de dos años). Esto implica que toda la descripción de actividades y el detalle de gastos e ingresos que se defina en el PA ha de ser controlado y contabilizado de manera efectiva durante el próximo año para facilitar la elaboración de la memoria de dicho ejercicio cuando toque. No tener esto en cuenta hará que la elaboración de esas cuentas anuales sea muy costosa en tiempo y con poca efectividad.
Jorge Rodríguez Malingre
Responsable de Asesoría de Algalia Servicios para la Economía Social