Recientemente se publicó la Consulta Vinculante V2891-18, de 8 de Noviembre de 2018 por parte de la Secretaría General de Impuestos sobre el Consumo.
En esta consulta se trata de aportar certeza al mundo de la validez de las facturas que no están en papel, es decir, las que están en formato electrónico.
En general, la normativa de facturación indica que las facturas –tanto para quien las emite cómo para quien las recibe- deben garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde la fecha de expedición y durante todo el período de conservación.
De hecho, tanto sí se guardan las facturas en papel como en formato electrónico los contribuyentes tenemos el deber de garantizar todas estas características durante todo el período de prescripción.
La mayor parte de las entidades y organizaciones se van involucrando en procesos de digitalización, bien de manera obligada –porque sus proveedores o clientes los van implantando- o bien de manera voluntaria. En todo caso, lo hacen.
Esta consulta tiene como relevante que aborda el método más habitual que se está empleando que es que la factura tenga un formato pdf.
Concretamente aborda que para que una factura pueda ser considerada como factura electrónica debe ser expedida y recibida en formato electrónico y concretamente en pdf –no todos los formatos electrónicos se pueden considerar «factura electrónica»-, con independencia de que no haya sido firmada digitalmente por el emisor.
Debe garantizarse que las facturas documenten operaciones reales y que estas no hayan sido modificadas o manipuladas. Además, los documentos conservados por medios electrónicos deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de esta y sin demora injustificada. En estos casos, ya no existe el deber de conservar una copia en formato papel de las facturas recibidas electrónicamente, o de las recibidas en papel que hayan sido objeto de digitalización para su conservación por medios electrónicos.
En definitiva: las facturas recibidas en pdf cumplen los requisitos para considerarse facturas electrónicas. Corresponde a la entidad cumplir el resto de requisitos indicados en la normativa fiscal –autenticidad de las operaciones, integridad de los documentos, legibilidad, …-.
Jorge Rodríguez Malingre
Responsable de Asesoría de Algalia Servicios para la Economía Social