- ¿Por qué decidió Algalia implantar Odoo como herramienta de gestión integral y qué necesidades internas buscaba resolver con este cambio?
La decisión parte de una necesidad bastante clara: integrar y simplificar nuestra forma de gestionar la organización. Con el tiempo hemos ido incorporando diferentes aplicaciones para responder a necesidades concretas —facturación, contabilidad, gestión interna, relación con clientes…— y eso ha generado una cierta dispersión de la información y procesos que no siempre están suficientemente conectados entre sí.
Con Odoo queremos avanzar hacia un entorno único en el que podamos integrar progresivamente ámbitos como la contabilidad, la facturación, la gestión de proyectos, la relación con clientes, la gestión de personas y el portal de cliente. El objetivo no es simplemente sustituir unas aplicaciones por otra, sino revisar nuestros procesos y construir un modelo de gestión más integrado, eficiente y sostenible a largo plazo.
También valoramos especialmente que Odoo sea una solución de código abierto y con una gran capacidad de adaptación e integración. Nos ofrece una base sobre la que seguir evolucionando, incorporar automatizaciones y aprovechar progresivamente las posibilidades que ofrece la inteligencia artificial, siempre con las garantías necesarias en materia de seguridad y protección de datos.
- Todo cambio de herramienta implica también un proceso de adaptación. ¿Cómo está viviendo el equipo de Algalia esta transformación y qué nuevas formas de trabajar está abriendo Odoo? ¿Qué procesos se han simplificado, conectado o mejorado?
Estamos abordando la implantación como un proyecto de transformación organizativa, no únicamente tecnológico. Cambiar una herramienta obliga a revisar cómo hacemos las cosas, qué información necesitamos, dónde se producen duplicidades y qué tareas podrían simplificarse o automatizarse.
Por eso, la participación de los equipos es una parte importante del proceso. Estamos aprovechando la implantación para analizar procedimientos y plantearnos cómo podemos trabajar de una forma más coordinada. Además, hacerlo junto con Som IT Cooperatiu nos permite combinar el conocimiento que tenemos en Algalia sobre nuestros propios procesos con su experiencia tecnológica y de trabajo con organizaciones de la economía social.
Uno de los principales cambios que esperamos es que la información pueda fluir mejor entre los diferentes procesos y áreas. Por ejemplo, que la información relacionada con un cliente, un proyecto, su facturación o el seguimiento de la relación comercial no esté distribuida entre distintas aplicaciones y fuentes de información, sino que pueda estar conectada dentro de un mismo entorno.
Esto abre también muchas posibilidades de automatización. Hay tareas administrativas y repetitivas que hoy requieren intervención manual y que progresivamente podremos simplificar. Para nosotros, la automatización tiene sentido precisamente ahí: reducir tareas de poco valor añadido para que las personas podamos dedicar más tiempo al acompañamiento, al análisis y al trabajo que realmente aporta valor a nuestros clientes.
La implantación será gradual. En una primera fase abordaremos el portal de cliente, la contabilidad y la facturación, y posteriormente incorporaremos la gestión de proyectos, el CRM y la gestión de personas. Esto nos permitirá ir aprendiendo y adaptando la organización a medida que avanzamos.
- Algalia trabaja con entidades de la economía social y el tercer sector. ¿Qué valor tiene para Algalia contar con una herramienta de gestión integral y cómo cree que esta transformación puede repercutir en el servicio que ofrece a sus entidades clientes?
Para Algalia, la tecnología es una herramienta al servicio de nuestro propósito y de las organizaciones con las que trabajamos. Mejorar nuestra gestión interna debería permitirnos también prestar un mejor servicio a nuestras entidades clientes.
Disponer de información más integrada puede ayudarnos a tener una visión más completa de cada cliente, mejorar la coordinación entre los distintos servicios de Algalia y facilitar el seguimiento de los proyectos y de las relaciones que mantenemos con las entidades.
Pero probablemente el impacto más relevante esté en cómo utilizamos nuestro tiempo. Si conseguimos automatizar tareas repetitivas, reducir duplicidades y disminuir determinados trabajos manuales, podremos dedicar más recursos a aquello en lo que creemos que Algalia aporta un valor diferencial: comprender las necesidades de las organizaciones, acompañarlas en sus procesos y ofrecer respuestas especializadas y adaptadas a la realidad de la economía social y del tercer sector.
Además, hay una dimensión que para nosotros es especialmente importante: realizar esta transformación tecnológica de manera coherente con nuestros valores. Por eso hemos elegido desarrollar el proyecto junto con Som IT Cooperatiu, una organización vinculada a la economía social. No buscamos únicamente una solución tecnológica, buscamos también construir una forma de digitalización basada en la colaboración, la intercooperación y un uso responsable de la tecnología.
En definitiva, entendemos la implantación de Odoo como una oportunidad para ser una organización más integrada y eficiente, pero también para reforzar la calidad y el valor del acompañamiento que ofrecemos a nuestras entidades clientes.
Romina Dios es responsable de Control de Negocio de Algalia.