{"id":4837,"date":"2014-05-06T13:01:50","date_gmt":"2014-05-06T11:01:50","guid":{"rendered":"https:\/\/algalia.com\/?p=4837"},"modified":"2020-04-06T18:30:17","modified_gmt":"2020-04-06T16:30:17","slug":"como-ter-un-departamentoarea-de-administracion-mais-eficiente-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/algalia.com\/es\/como-ter-un-departamentoarea-de-administracion-mais-eficiente-2\/","title":{"rendered":"Como tener un departamento\/\u00e1rea de administraci\u00f3n m\u00e1s eficiente"},"content":{"rendered":"

\"Como<\/p>\n

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Una m\u00e1xima que toda organizaci\u00f3n debe tener presente en su gesti\u00f3n es la de conseguir en todo momento la m\u00e1xima eficacia y eficiencia en el empleo de sus recursos, lo que posibilitar\u00eda un mayor desarrollo hacia la consecuci\u00f3n de los fines por la que fue creada. Aunque esta deber\u00eda ser una preocupaci\u00f3n permanente, fue en los \u00faltimos a\u00f1os cuando ante el descenso generalizado en la obtenci\u00f3n de recursos las entidades no lucrativas tuvieron que volver su mirada hac\u00eda dentro para analizar \u201csus formas de hacer\u201d y emprender procesos de ajuste y reestructuraci\u00f3n en sus costes para evitar entrar en p\u00e9rdidas es, en muchos casos lograr la supervivencia de la entidad.<\/p>\n

Si bien estos procesos no son nunca f\u00e1ciles, se hacen mucho m\u00e1s complicados en aquellas \u201c\u00e1reas de soporte\u201d o donde no existe una relaci\u00f3n directa con la intervenci\u00f3n. Una de estas \u00e1reas es el departamento de administraci\u00f3n y, a trav\u00e9s de una peque\u00f1a reflexi\u00f3n, tentaremos abordar las claves para maximizar la eficiencia del mismo.<\/p>\n

Primer Paso: Analicemos<\/strong><\/p>\n

Lo primero que debemos hacer es una profunda reflexi\u00f3n sobre las tareas que deber\u00eda hacer nuestro departamento de administraci\u00f3n. Para ello podemos empezar por elaborar una peque\u00f1a tabla donde describamos:<\/p>\n

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  • las tareas realizadas actualmente identificando cu\u00e1les son necesarias y cu\u00e1les no.<\/li>\n
  • tareas que la entidad necesita y en estos momentos no se est\u00e1n realizando o se est\u00e1n realizando en otros departamentos de la entidad.<\/li>\n
  • puesto de la entidad que realiza esas tareas<\/li>\n<\/ul>\n

    Segundo Paso: Definamos<\/strong><\/p>\n

    Una vez agrupadas todas las tareas y actividades en los distintos \u201cprocesos\u201d del departamento\/\u00e1rea ser\u00eda el momento de reflexionar en cada uno de ellos \u201cc\u00f3mo estamos haciendo las cosas\u201d con el fin de:<\/p>\n

      \n
    • descartar pr\u00e1cticas ineficientes.<\/li>\n
    • incorporar avances a las pr\u00e1cticas existentes.<\/li>\n
    • incorporar pr\u00e1cticas nuevas.<\/li>\n<\/ul>\n

      Con todo esto llega el momento de la definici\u00f3n metodol\u00f3gica (c\u00f3mo d\u00e9cimos que debemos hacer las cosas), y la mejor herramienta y la de la procedimentaci\u00f3n documentada de los distintos \u201cprocesos\u201d del departamento. Los motivos fundamentales para documentar lo que hacemos son;<\/p>\n

        \n
      • trasladarlo a quien tiene que llevarlo a cabo.<\/li>\n
      • poder revisarlo peri\u00f3dicamente para incorporar avances.<\/li>\n<\/ul>\n

        Tercer Paso: Reajustemos la estructura organizativa. <\/strong><\/p>\n

        El siguiente paso a abordar ser\u00eda recuperar nuestro organigrama de puestos y funciones para:<\/p>\n

          \n
        • Determinar si las tareas incluidas en los procedimientos est\u00e1n recogidas en el organigrama actual de la entidad.<\/li>\n
        • Determinar si la estructura de personal existente es la id\u00f3nea para las funciones a realizar dentro del departamento.<\/li>\n<\/ul>\n

          Cuarto Paso: Implementemos el modelo<\/strong>
          \nHecho todo lo anterior estar\u00edamos en disposici\u00f3n de implantar el nuevo modelo. En este proceso es importante tener en cuenta:<\/p>\n

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          • Lo que estamos haciendo va a suponer un cambio de cultura en la entidad por lo que hay que darle tiempo y hacer un seguimiento importante al principio con reuniones de coordinaci\u00f3n e intentando incorporar los avances de manera inmediata.<\/li>\n
          • Tener en cuenta la formaci\u00f3n del personal en caso de que la aplicaci\u00f3n de los procedimientos suponga la reubicaci\u00f3n de puestos y funciones.<\/li>\n
          • Intentar incorporar aplicaciones inform\u00e1ticas en la implantaci\u00f3n de los procedimientos.<\/li>\n
          • Por \u00faltimo, destacar que a lo largo de todo el proceso de revisi\u00f3n del departamento\/\u00e1rea es importante incorporar al personal vinculado de la entidad para que aporte toda su experiencia.<\/li>\n<\/ul>\n

            Angel Rodr\u00edguez
            \nSocio Consultor de Algalia Servicios para el Tercer Sector<\/strong><\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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