{"id":3407,"date":"2013-01-30T17:17:51","date_gmt":"2013-01-30T15:17:51","guid":{"rendered":"https:\/\/algalia.com\/es\/?p=3407"},"modified":"2020-04-06T18:30:20","modified_gmt":"2020-04-06T16:30:20","slug":"xestion-documental-e-ontimize-integra","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/algalia.com\/es\/xestion-documental-e-ontimize-integra\/","title":{"rendered":"La gesti\u00f3n documental y el Ontimize +Integra"},"content":{"rendered":"

\"La<\/a><\/p>\n

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Seg\u00fan un estudio elaborado por Gartner Group, a petici\u00f3n de Hewlett-Packard y Eprom, los empleados espa\u00f1oles pierden m\u00e1s de un 20 por ciento de su tiempo en la b\u00fasqueda, recuperaci\u00f3n, gesti\u00f3n, localizaci\u00f3n y almacenamiento de documentos debido a una mala gesti\u00f3n de los mismos. Esto reporta p\u00e9rdidas econ\u00f3micas y de tiempo considerables, que var\u00edan en funci\u00f3n del tama\u00f1o de las organizaciones.<\/p>\n

Es evidente por lo tanto que una buena gesti\u00f3n documental, entendida como el conjunto normas t\u00e9cnicas y pr\u00e1cticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizaci\u00f3n, permitir la recuperaci\u00f3n de informaci\u00f3n desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservaci\u00f3n indefinida de los documentos m\u00e1s valiosos, aplicando principios de racionalizaci\u00f3n y econom\u00eda, es fundamental para la buena gesti\u00f3n y organizaci\u00f3n de una entidad.<\/p>\n

En este sentido, \u00e9l ontimize+Integra ayuda a una eficaz y eficiente gesti\u00f3n documental, a trav\u00e9s de una interfaz sencilla e intuitiva.<\/p>\n

Las pantallas principales de los m\u00f3dulos que componen el +integra, est\u00e1n dotadas de un gestor que nos permite depositar cualquier tipo de documento (archivos de office, Word, Excel, PowerPoint, pdf, openoffice, im\u00e1genes, audio, video, etc…) y organizarlos bajo los criterios que consideremos m\u00e1s oportunos, permiti\u00e9ndonos adem\u00e1s crear una estructura (\u00e1rbol de carpetas) id\u00e9ntica a las que generamos habitualmente en nuestros ordenadores.<\/p>\n

El gestor documental del +integra es la funcionalidad perfecta que acompa\u00f1a a la gesti\u00f3n de datos que realizamos desde el software, permiti\u00e9ndonos consultar, incorporar, modificar y eliminar cualquier documento que tengamos en el programa. Adem\u00e1s nos permite;<\/p>\n

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  • NO perder la documentaci\u00f3n:<\/strong> A trav\u00e9s de la realizaci\u00f3n peri\u00f3dica de copias de seguridad, nos aseguramos que nunca perderemos los documentos que hayamos depositado en el +integra.<\/li>\n
  • Controlar las versiones de los documentos:<\/strong> Podremos recuperar las versiones anteriores, estudiar las diferencias entre las mismas, pedir la comparaci\u00f3n a un compa\u00f1ero entre dos versiones diferentes de un mismo informe… etc.<\/li>\n
  • Disminuir los tiempos de b\u00fasqueda:<\/strong> De forma que buscar un documento sea igual de sencillo que realizar una b\u00fasqueda en un buscador como Google, Yahoo etc.,<\/li>\n
  • Hist\u00f3rico de acciones sobre el documento:<\/strong> lo que permitir\u00e1 conocer en cada momento que personas han modificado un documento concreto, en qu\u00e9 fecha y hora fueron modificados los documentos. Adem\u00e1s, para el cumplimiento de normas de seguridad (ISO 27001) este tipo de funcionalidades supone un plus en la gesti\u00f3n de la seguridad de la vital informaci\u00f3n de su negocio.<\/li>\n
  • Gestionar permisos de acceso:<\/strong> De forma que podamos, en un interfaz intuitivo, elegir qu\u00e9 personas o grupos pueden acceder a la gesti\u00f3n documental.<\/li>\n
  • Zona Privada:<\/strong> El gestor documental dispone de una zona privada, pensada para depositar aquellos documentos que solo deben estar disponibles para la persona que los ha depositado.<\/li>\n<\/ul>\n

    Miguel Barbosa
    \nSocio Responsable del \u00e1rea de\u00a0Consultoria de Algalia Servicios para el Tercer Sector<\/strong><\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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